โดยปกติแล้วเวลาจะเข้า Zoom Meeting จะต้องใช้ PMI หรือ “Personal Meeting ID” และหลังจากวันที่ 9 พฤษภาคม 2563 เจ้าของห้องประชุม (host) จะสามารถกันไม่ให้ผู้ที่ไม่ได้รับเชิญใช้ Meeting ID ในการประชุมได้แล้วเพื่อป้องกันไม่ให้แขกไม่ได้รับเชิญเข้าร่วม
เหตุผลหลักคือ Meeting ID จะใช้รหัสเดียวกันกับ Meeting Link ที่ไว้ใช้ส่งให้กับผู้ที่ได้รับเชิญก่อนการประชุม ดังนั้นเมื่อไม่มี Meeting ID คนที่ไม่ได้รับเชิญก็จะไม่สามารถเข้ามาประชุมได้ และในเรื่องนี้ หากคนที่จะขอเข้าประชุมก็จะต้องมี Password ที่จะแจกให้กับผู้ได้รับเชิญก่อนหน้า
จะทำยังไงถึงจะประชุม Zoom ได้ปลอดภัยที่สุด?
- เซ็ท password ทุกครั้งในการเรียกประชุม
- ปลดฟีเจอร์ ไม่ให้คนมาเข้าร่วมก่อนที่เจ้าของห้องประชุมจะ On Air
- ใช้ Waiting Room เพื่อดูว่ามีใครมาเข้าร่วมแล้วบ้างก่อนที่จะให้เข้ามาคุย
- ต้องเป็นคนที่ลงทะเบียนเท่านั้นถึงจะเข้าได้
- ให้ล๊อคห้องประชุมไม่ให้คนมาเข้าร่วมเพิ่ม หลังจากเริ่มประชุมไปแล้ว
- ให้ล๊อคไมโครโฟนอัติโนมัติ เมื่อมีคนเข้าร่วม
การเซ็ทค่าเหล่านี้สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ Setting >> Meetings >> Personal Meeting Room ในบัญชี Zoom ของแต่ละคน
บัญชีที่ใช้ฟรี ก็สามารถปรับเรื่องความปลอดภัยได้เช่นเดียวกัน
ไม่เพียงแต่บัญชีที่เสียเงินเท่านั้น Zoom มีการแนะนำเรื่องของความปลอดภัยให้กับบัญชี Basic/Free เช่นเดียวกัน โดยหลังจากวันที่ 9 พฤษภาคม 2563 จะมีมาตรการดังนี้
- Password หรือรหัสผ่านจะต้องถูกใช้ทุกครั้ง ทุกการประชุม แม้แต่คนใช้ PMI
- ทุกครั้งที่เข้าร่วม คนที่พึ่งเข้ามาจะต้องรอกักอยู่ที่ Waiting Room ก่อน
- การแชร์หน้าจอ จะอยู่ที่ผู้จัดประชุมก่อนเท่านั้น
หลังจากการกักตัวกันเป็นแรมเดือน หลายธุรกิจหลากภาคส่วนหันมาใช้การประชุมออนไลน์กันอย่างเนืองแน่น ทำให้การใช้งาน Software Online Conference อย่าง Zoom และ ตัวอื่นๆ พุ่งสูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด แน่นอนว่าความปลอดภัยในการประชุมก็ต้องตามมา และนี่คือที่มาของการปรับปรุงมาตรการการรักษาความปลอดภัยของ Zoom
อ่านต่อ : ประชุมออนไลน์ ทำไมรู้สึกเหนื่อยกว่าประชุมที่ออฟฟิศ?
