4 แอปยอดนิยม ใช้ทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานออฟฟิศ

ads
การทำงานแบบ WFH หรือ Work From Home ในภาวะโรคระบาดอย่าง COVID-19 นั้นทำให้หลายคนหันไปใช้ เครื่องมือออนไลน์กันค่อนข้างมาก เช่นเดียวกันกับหลากหลายบริษัทที่เริ่มใช้เครื่องทุ่นแรง ในเรื่องของการสื่อสาร การประชุม การบริหารโปรเจคต่างๆ รวมถึง การใช้ Application ที่เกี่ยวกับมาตรการ Social Distancing ด้วย 

Work Applications ส่งผลโดยตรงกับเนื้องานอย่างไร?

ทุกวันนี้ พนักงานออฟฟิศ หรือแม้แต่ผู้ที่ทำงาน Freelance พึ่งพาเทคโนโลยีในการทำงานมากกว่าเดิมหลายเท่า แต่จริงๆแล้วยังคงมีคำถามจากหลายฝ่ายว่า การใช้เทคโนโลยีหรือ Applications เหล่านี้ จะส่งผลดีต่อการได้งานที่เพิ่มมากขึ้นจริงหรือไม่?

iOS Applications
Application บน iOS เช่น iPad เป็นแอพที่ได้รับความนิยมสูง เนื่องจากใช้งานง่าย และทำให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นด้วย
คำตอบก็คือทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะงานที่ทำ และนี่คือสิ่งที่หลายบริษัทในประเทศไทยได้เรียนรู้ ตั้งแต่ช่วงโควิดมาจนถึงทุกวันนี้ 

ผลกระทบโดยตรงกับ การทำงานในออฟฟิศ

ปัจจุบัน บริษัทหลายแห่งปรับการใช้งานการทำงานของพนักงานออฟฟิศแบบไม่ต้องเข้างาน โดยเปลี่ยนโฉมทั้งหมดทั้งสิ้น เพราะพนักงานบริษัทไม่จำเป็นต้องเดินทางและต้องทำงานที่บ้าน หรือบางแห่งก็มีการปรับให้มีการเข้าออฟฟิศบ้าง ซึ่งสุดท้ายแม้ว่าโรคระบาดจะหมดไป แต่การเข้างานก็อาจจะเป็นการปรับให้เข้าตามเวร หรือ ตามตารางเวลาอยู่ดี

จุดนี้อาจหมายถึงว่า การทำงานอาจแตกต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง และไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป ซึ่งสิ่งที่น่ากังวลที่สุดคือ “Work Culture” หรือ วัฒนธรรมองค์กร ที่อาจสื่อสารให้เข้าใจกันได้ยากขึ้น แต่สิ่งที่จะเข้ามาช่วยในเรื่องนี้ก็คือ Application ต่างๆ และนี่คือ 4 แอป ที่ได้รับการทดสอบแล้วว่ามีประสิทธิภาพในการช่วยเรื่องนี้

Applications ที่ช่วยเพิ่มผลผลิต ประสิทธิภาพในการทำงาน

หากต้องทำงานห่างกันไกล การใช้แอปที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางในระบบบริษัท ตั้งแต่การใช้ประชุมกัน คุยงานกันไปจนถึงการใช้แอปเหล่านี้บริหารแบบ value chain และ การใช้ในการเจรจาต่อรอง และแอปบางตัวสำหรับการใช้งานในบริษัทยังสามารถทำให้พนักงานออฟฟิศยึดถือข้อปฎิบัติเกี่ยวกับ Social Distancing อีกด้วย แต่ถ้าหากเป็นบุคคลที่ทำงานอิสระก็อาจมีการใช้งานแตกต่างกันออกไป

ยกตัวอย่างเช่น นักลงทุนหุ้น หรือแม้แต่ คน ซื้อขาย Forex ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญเป็นจำนวนมาก ได้มีการใช้เครื่องทุ่นแรงอย่าง Apps จาก โบรคเกอร์เช่น ForexTime โดยตัวเลือกทั่วๆไป ยังคงมีการรวม MT4 vs MT5 ที่ทรงพลังในการใช้ช่วยในที่ทำงานตลอดทั้งอุตสหกรรมในหมวดนี้

1. Teleconferencing Apps – แอปสำหรับใช้ประชุม

เกือบ 100% ของการประชุมในช่วงเวลานี้ของชีวิตผ่านออนไลน์กันทั้งสิ้น ซึ่งทำให้เกิดกระแสการพัฒนาแอปประเภทนี้เป็นจำนวนมาก เพราะแอปสำหรับประชุมนั้นมีไว้ใช้สำหรับการสื่อสารแบบกลุ่ม ยกตัวอย่างเช่นบริษัท Spatial มีการให้พนักงานประชุมผ่านระบบ VR (Virtual Reality) และ AR (Augmented Reality) ซึ่งบริษัทที่ว่านี้มีรายได้เพิ่มขึ้นมากถึง 4 เท่า ตั้งแต่เริ่มมีโรคระบาด

นอกจากนั้น ผู้ใช้ Zoom พุ่งกระโดดสูงขึ้นทั่วโลก มากกว่า 200 ล้านคนที่ใช้งาน application ตัวนี้ คิดเป็น 20 เท่าของการใช้งาน ตั้งแต่ปลายปี 2019 ที่ผ่านมา ซึ่งจุดเด่นที่ทำให้โด่งดังได้มากขนาดนี้นั่นก็คือ การเปิดให้ใช้ฟรีในเวลาที่จำกัด และสามารถรองรับผู้เข้าประชุมได้มากถึง 49 คน (ที่สามารถปรากฎอยู่บนหน้าจอ) และรองรับผู้เข้าประชุมได้สูงสุด 1,000 คน ต่อครั้งในการประชุมแบบข้ามชาติ

2. Instant Messaging Platforms – แอปคุยงาน โดยใช้ตัวอักษร

เทคโนโลยีในเรื่องของ Chat App ทำให้การประสานงานในทีมทำได้ดีขึ้นกว่าเดิมมาก และ มีประโยชน์มากโดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้งานภายในองค์กร โดยในเรื่องนี้ หากใครเคยได้ใช้ Microsoft Teams ในการทำงานจะรู้เลยว่า เค้ามีให้บริการ Video Meetings, การพูดคุยผ่านการ Chat, และ การจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบ มากไปกว่านั้น อาจสามารถเชื่อแอปอื่นๆได้อีกด้วย และ ในปี 2020 ที่ผ่านมา Microsft Teams มีผู้ใช้มากถึง 12 ล้านคนทั่วโลก โดยนั่นเป็นสถิติแค่สัปดาห์เดียว

สำหรับแอปอีกตัวที่ยังไม่ค่อยได้รับความนิยมในไทยก็คือ Slack ซึ่งมีหลักการทำงานโดยการสร้างเพื่อบริหาร หัวข้อในการทำงาน โดยแอปตัวนี้รองรับการส่งข้อความหากัน รวมถึง การพูดคุยแบบกลุ่มส่วนตัว ซึ่งอันที่จริงแล้ว แอปตัวนี้อาจถูกนำมาใช้งานแทนอีเมลด้วยซ้ำ เพราะมันสามารถรองรับภาคธุรกิจได้มากถึง 20 เจ้าเพื่อคุยประสานงานกันได้ และแอปตัวนี้เริ่มถูกใช้งานกันมากขึ้นในโลก

3. Project Management – แอปสำหรับการบริหารโปรเจค

เนื่องจากอยู่กันห่างไกล ต้องทำงานกันคนละที่ การบริหารโปรเจค หรือโครงการสำคัญๆ เป็นที่ต้องการของตลาดมาก ภาคธุรกิจต้องการระบบที่เข้ามาบริหารงานส่วนนี้ เช่นการ นัดประชุม กระจายงาน และการร่วมมือกันระหว่างพนักงานบริษัท ซึ่งแอปเหล่านี้ที่เป็นนิยมเช่น Asana, Basecamp, หรือ Trello

Asana มักถูกใช้สำหรับผู้บริหารโปรเจคในการวางแผนการผลิต และ ประสานงานกัน โดยสามารถเชื่อมกันกับ Adobe Creative Cloud, Microsoft Teams, หรือ Slack ได้ด้วย และในช่วงปี 2020 ทางบริษัท Asana ได้มีการ แจกให้ใช้ฟรีเพื่อการกุศล เหตุจากการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส

Basecamp ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารโปรเจค และการสื่อสารกันในช่วงตารางงาน การส่งข้อความผ่านบอร์ด การคุยกันในกลุ่ม และ การเช็คอิน อัติโนมัติ โดยสามารถใช้งานร่วมกันกับ Third-Party Tool เช่น Time Tracker ได้ด้วย

ตัวสุดท้ายก็คือ Trello เป็นแอปสำหรับการแชร์ Workflow บน Board โดยเน้นเรื่องการจัดลำดับความสำคัญ และการจัดระบบระเบียบโดยทีม นอกจากนั้นพ่อแม่ผู้ปกครองยังใช้แอปตัวนี้ในการบริหารตารางเรียนของเด็กๆอีกด้วย

4. แอปดูแลสุขภาพ และระแวดระวังความปลอดภัย

เป็นแอปที่ต้องมีการใช้งาน เพราะจะทำให้พนักงานปลอดภัยจากไวรัส และ สามารถปฎิบัติตามกฎข้อบังคับเกี่ยวกับสุขภาพได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจองห้องประชุม ที่จะต้องตามกฎ Social Distancing และแอปประเภท Freespace ที่วิเคราะห์การวางเฟอร์นิเจอร์ เพื่อไม่ให้มีความหนาแน่นเบียดเสียดจนเกินไป โดยระบบของมันจะแจ้งเตือนหากมีการเปลี่ยน Floor Plans ซึ่งทำให้รู้ตัวได้ก่อน และไม่เข้าไปเบียดเสียดกัน

Sodar เป็นระบบที่ถูกพัฒนาโดย Google โดยมันจะโชว์ว่า เราได้ปฎิบัติตามกฎ Social Distancing หรือไม่ โดยการใช้เทคโนโลยี AR เพื่อที่จะออกแบบคำแนะนำในสภาพการทำงานต่างๆ ที่เสมือนจริง

แอปตัวสุดท้ายก็คือ iotspot เป็นแอปสำหรับการใช้งาน Social Distancing อย่างจริงจัง โดยเป็นการลดจำนวนโต๊ะ ลดความหนาแน่น เพื่อให้พนักงานได้จองโต๊ะ ที่ทำงานผ่านทางไกลได้สบายๆ

mobile application
mobile applications เป็นของจำเป็นไปแล้วสำรับยุค Covid แบบนี้

บทสรุป 

เพราะการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของหลายคนไปอย่างสิ้นเชิง พนักงานออฟฟิศและเจ้าของกิจการทั่วโลกได้ปรับตัวในการใช้งานแอปเหล่านี้เพื่อการสื่อสาร กับผู้ร่วมงาน ผ่านการทำงานที่บ้าน และ Work Applications ดังนั้นแอปเหล่านี้มีการใช้งานเป็นจำนวนมาก โดยมีการพัฒนาสิ่งเล็กๆน้อยๆ ต่างๆกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป